Kiedy zaczynasz biznes jedna z ważniejszych decyzji do podjęcia dotyczy prowadzenia księgowości i rozliczeń podatkowych. Jeśli działalność nie ma skomplikowanego charakteru w zasadzie można prowadzić ewidencję podatkową samodzielnie albo prowadzić ją korzystając ze wsparcia innej osoby. Kiedy wygrywa chęć zaoszczędzenia czasu albo istnieje obowiązek prowadzenia pełnych ksiąg rachunkowych pozostaje wybór firmy świadczącej usługi księgowe. W mniejszych miastach są dziesiątki, a w dużych miastach setki firm zwanych potocznie biurami rachunkowymi. Księgowość uproszczona to najpopularniejsza oferowana przez nie usługa.
Jak dokonać właściwego wyboru?
Jeśli nie zajmujesz się na co dzień księgowością raczej nie będziesz w stanie ocenić samodzielnie fachowości, czy poziomu wiedzy twojego księgowego. To oznacza, że wybór biura rachunkowego prawie zawsze jest obarczony ryzykiem. Podejmując współpracę z firmą świadczącą usługi księgowe spotkasz się zapewne z właścicielem albo menedżerem, który następnie deleguje kogoś ze swojego zespołu do wykonania zadania. Do zwykłego prowadzenia ewidencji księgowej nie są potrzebne specjalne kwalifikacje, ale rozstrzyganie spraw podatkowych czy księgowych może już wymagać sporej wiedzy i doświadczenia.
Z tego powodu niezwykle ważne jest kto osobiście będzie zajmował się prowadzeniem ksiąg lub przez kogo taka osoba będzie nadzorowana. Dlatego nie polecamy podejmowania decyzji wyłącznie na podstawie subiektywnych wrażeń ze wstępnego spotkania. Szczególnie w większych biurach, gdzie zatrudnionych jest wielu pracowników, ważna jest jakość nadzoru. Przed jego dokonaniem dobrze byłoby uzyskać opinię znajomych, czy wykorzystać referencje, albo skorzystać z opinii osób, które dobrze znają się na rzeczy. Warto zabrać ze sobą osobę zorientowaną w tej materii na spotkanie z właścicielem biura.
OC biura rachunkowego
Niektóre firmy księgowe chwalą się posiadaniem polisy OC. Nie jest to jednak czynnik, który może stanowić szczególną zaletę, bowiem każda firma świadcząca usługi księgowe na zlecenie musi posiadać polisę OC na minimum 10 tys. euro. Jest to wymóg konieczny dla prowadzenia tego typu działalności. Jeśli firma posiada polisę o większej sumie ubezpieczenia niż 10 tys. euro to niewątpliwie czynnik pozytywny. Ale w przypadku powstania szkody i tak zajdzie pewnie konieczność przeprowadzenia postępowania w sądzie, więc droga do uzyskania odszkodowania jest bardzo daleka.
Lokalizacja biura
Obecnie nie ma już takiego znaczenia jak dawniej. Dokumenty można przekazywać w formie elektronicznej, np. drogą mailową albo za pomocą systemów elektronicznego obiegu dokumentów, a spotkania vis a vis można przeprowadzać np. przez komunikatory internetowe. Korporacje mają swoje centra księgowe obsługujące spółki na całym świecie, tym bardziej jest możliwa zdalna obsługa małej księgowości. Jeśli lubisz od czasu do czasu spotkać się bezpośrednio z księgową, zadbaj o to by nie jechać w korkach przez całe miasto na spotkanie. Sprawdź jakie lokalizacje obsługuje dane biuro księgowe.
Licencja na usługi księgowe
Podobnie jak z ubezpieczeniem OC część firm zapewnia o posiadaniu licencji na usługi księgowe. Nie daj się przekonać argumentem, że jest to coś szczególnego, czym nie dysponują inni, bo krótko rzecz ujmując, nie istnieje licencja czy certyfikat uprawniający do prowadzenia biura rachunkowego. Dawniej istniał wymóg posiadania certyfikatu księgowego (świadectwa kwalifikacyjnego) uprawniającego do prowadzenia ksiąg na zlecenie, który był wydawany przez Ministerstwo Finansów, ale konkretnym osobom, a nie biurom.
Obecnie taki certyfikat nie jest wymagany i w zasadzie każdy może prowadzić biuro rachunkowe. Jeśli ktoś certyfikat posiada to świetnie, bo świadczy o tym, że albo zdał egzamin w Ministerstwie Finansów, albo ukończył studia lub studia podyplomowe z rachunkowości. Ale sam certyfikat nie jest obecnie dokumentem przyznającym jakiekolwiek uprawnienia. Warto podkreślić, że certyfikaty były wydawane dawniej także bez egzaminów, np. osobom kończącym studia podyplomowe z rachunkowości i stosunkowo nietrudno było je uzyskać osobom bez doświadczenia praktycznego.
Wykaz osób posiadających certyfikat księgowy
Znacznie bardziej cenione kwalifikacje to doradca podatkowy, biegły rewident, ACCA. Jest ogromna różnica w wymaganiach jakie należy spełnić pomiędzy certyfikatem księgowym a tymi tytułami.
Na rynku pojawił się ostatnio dyplomowany księgowy. To oznacza osobę, która ukończyła kursy i zdała egzaminy organizowane przez SKwP (Stowarzyszenie Księgowych w Polsce). Nie są to uprawnienia, tytuł nie jest uregulowany ustawowo, jak doradca podatkowy, czy biegły rewident. Jest to dyplom przyznawany przez stowarzyszenie.
Google – księgowość uproszczona
Jeśli wybierasz biuro z pierwszej strony wyszukiwarki google to znaczy, że kliknąłeś w płatny link reklamowy, albo w dobrze wypozycjonowaną stronę. To znaczy, że firma stara się pozyskać klientów drogą internetową i sporo w to inwestuje. Nie koniecznie musi to być czynnikiem gwarantującym jakość usługi. Księgowość uproszczona.
Na co jeszcze zwrócić uwagę
Współpracując z firmą księgową staraj się kontrolować samodzielnie, czy wszystkie obowiązki zostały należycie wykonane. Jeśli prowadzisz podatkową księgę przychodów i rozchodów, po zakończeniu każdego miesiąca upewnij się czy otrzymałeś jej aktualny stan za dany miesiąc. Podobnie z deklaracjami podatkowymi, sprawdź UPO – urzędowe poświadczenia odbioru. Jeśli prowadzisz pełne księgi rachunkowe żądaj zestawienia obrotów i sald po zakończeniu każdego miesiąca. Jeśli masz wątpliwości, wyjaśniaj je na bieżąco. Stosuj zasadę ograniczonego zaufania. Jeśli nie jesteś zorientowany w kwestiach księgowych czy podatkowych, to jest zrozumiałe, bo właśnie po to korzystasz z usług specjalistów. Jednak powinieneś kontrolować ważne i podstawowe kwestie, np. powinieneś wiedzieć jakie są właściwe stawki VAT dla działalności, którą prowadzisz, czy płacisz podatek liniowy czy wg skali, czy masz kopie dokumentów o wyborze stawki liniowej w PIT etc. Kiedy coś pójdzie źle, dowiesz się najczęściej po kontroli z urzędu skarbowego, czy zmianie firmy księgowej. Jeśli masz kontrolę z urzędu skarbowego i nie stwierdzono żadnych uchybień, to masz dobre potwierdzenie jakości usług.
Wreszcie cena
Z życia wzięte. Pytanie do właściciela biura rachunkowego – Dlaczego proponuje tak wysoką cenę za usługi, skoro gdzie indziej można mieć to samo za dużo niższą cenę ? I odpowiedź – Nie zatrudniam ludzi bezpośrednio po szkole średniej, a moi pracownicy pracują w dobrych warunkach. Rzeczywiście ceny usług mogą się znacznie różnić, ale wyższe ceny mogą być wynikiem uzasadnionych kosztów i zapewniać usługę wyższej jakości.
Często przykuwają uwagę promocje np. pierwszy miesiąc za darmo. Warto skorzystać z okazji, ale warto się również upewnić czy całkowity koszt usługi w innej firmie nie będzie niższy. Jeśli prowadzisz pełne księgi rachunkowe sprawdź np. jaka jest cena za sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego. Księgowość uproszczona.
Czy usługi księgowe są drogie? Nie, są dziś dość tanie. Praca księgowego, kosztuje na pewno mniej niż powinna. Jeśli dajmy na to płacisz 150 zł miesięcznie za podatkową księgę przychodów i rozchodów, a są to np. dwie godziny pracy miesięcznie, to pomyśl ile dziś kosztuje ten sam czas u fryzjera albo ile kosztuje godzina pracy hydraulika albo elektryka.