Płatności gotówkowe powyżej 15 tys. zł, a nawet niższe, mogą obecnie przysporzyć przedsiębiorcom problemów podatkowych.
Od 1 stycznia 2017 r. istotnie zmieniły się przepisy w zakresie dokonywania płatności gotówkowych. Jeśli wartość transakcji przewyższa kwotę 15 tys. zł to musi ona nastąpić za pośrednictwem rachunku płatniczego, ponieważ w przeciwnym razie, znajdzie m.in. zastosowanie ograniczenie w zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów wartości nabytych dóbr lub usług po stronie ich nabywcy. Choć sam przepis znajduje się w ustawie o swobodzie działalności gospodarczej, która nie przewiduje sankcji za jego nieprzestrzeganie, to został on powiązany z ustawami o podatku dochodowym od osób fizycznych i prawnych poprzez ustanowienie ograniczenia w zaliczeniu do kosztów uzyskania przychodów wydatków gotówkowych w określonych sytuacjach.
Limit 15 tys. zł
Limit ten wyrażony jest w kwocie brutto, a nie netto. Dotyczy jednorazowej wartości transakcji, a nie jednorazowej płatności. Zasadniczo każda płatność powyżej 15 tys. zł dokonana pomiędzy przedsiębiorcami w formie gotówkowej pozbawi nabywcę prawa do zaliczenia wydatku w koszty. Natomiast nie każda płatność poniżej 15 tys. zł nie będzie wiązała się z brakiem ograniczenia w zaliczeniu wydatków do kosztów uzyskania przychodów.
Pojęcie transakcji nie jest zdefiniowane w ustawach podatkowych, w związku z tym w obliczu powstałych wątpliwości interpretacyjnych były potrzebne m. in. interpelacje poselskie, aby wyjaśnić jak należy je rozumieć. W skrócie jest to umowa (czynność prawna), w wykonaniu której dokonywana jest co najmniej jedna płatność. Transakcja może obejmować płatności dokonane nawet na przestrzeni kilku lat. Dotyczy ogólnej wartości zobowiązań określonych w umowie.
Umowy realizowane etapami
W przypadku dostaw realizowanych etapami, jeżeli umowa określa harmonogram realizacji dostawy, wówczas jednorazową wartość transakcji stanowi suma zobowiązań z tytułu całej dostawy, a nie z tytułu realizacji poszczególnych etapów.
Ilustrując problem na przykładzie, dotyczy to sytuacji, gdy zawieramy umowę np. na roboty budowlane na kwotę 16 tys. zł brutto przewidziane do realizacji w okresie dwóch lat, a płatności realizowane są w czterech ratach po 4 tys. zł co pół roku. Nie możemy wtedy dokonywać płatności gotówką, bo nie zaliczymy zakupu do kosztów, nawet gdy pojedyncze płatności nie przekroczyły 15 tys. zł.
A jeśli podzielimy kwotę 16 tys. zł na dwie części: płatność gotówką i przelewem? Zapłata dotycząca transakcji przekraczającej 15 tys. zł jest wyłączona z kosztów podatkowych w tej części, w jakiej została dokonana z pominięciem rachunku płatniczego, a nie w tej, w jakiej przekracza ww. limit. Jeśli zapłacimy zatem 9 tys. gotówką a 7 tys. przelewem, to nie kwota 1 tys. będzie wyłączona z kosztów a 9 tys. zł. Podobnie, jeśli zapłacimy 15 tys. przelewem a 1 tys. gotówką, wtedy 1 tys. nie zaliczymy do kosztów uzyskania.
Umowy ramowe na dostawy bez określenia wielkości zakupów
W przypadku umów, które określają warunki udzielania i realizacji zamówień, w tym również ich termin (umowy ramowe), lecz nie określają minimalnych obrotów (np. umowa o współpracy bez konkretnych wartości zobowiązań) – jednorazowa wartość transakcji odnosi się do wartości poszczególnych zamówień (w tych przypadkach do ustalenia wartości limitu bierzemy pod uwagę poszczególne zamówienia i nie sumujemy kolejnych faktur lub płatności).
A jeśli składana jest duża liczba zamówień, a nie zawarto umowy ramowej? Wówczas pojedyncze płatności nie mogą przekroczyć 15 tys. zł. Ale uwaga, jeśli sztucznie podzielimy transakcję dostawy przekraczającą 15 tys. zł na mniejsze płatności, to ograniczenie będzie również miało zastosowanie.
Umowy z okresami rozliczeniowymi
Istnieją umowy, w których wartość umowy zależy od okresu jej trwania np. umowy najmu, dzierżawy, leasingowe.
Wg interpretacji nie ma obowiązku sumowania płatności za poszczególne okresy rozliczeniowe regulowane na podstawie umowy o świadczenie usług zawartej na czas nieokreślony, ale w przypadku analogicznej umowy, ale zawartej na czas określony, w celu ustalenia jednorazowej wartości transakcji powinno się zsumować wartość płatności za każdy z okresów rozliczeniowych.
Przykładowo, zawarliśmy umowę najmu na okres 12 miesięcy z czynszem 2 tys. zł miesięcznie – wówczas kwota transakcji wynosi 24 tys. zł, czyli będzie musiało być brane pod uwagę ograniczenie w zaliczeniu wydatku do kosztów. Ale gdy ta sama umowa będzie zawarta na czas nieokreślony wówczas kwota transakcji wyniesie tyle samo co płatność okresowa, czyli 2 tys. zł.
Płatności zagraniczne
Wg wyjaśnień organów podatkowych ograniczenia mają zastosowanie do przyjmowania płatności gotówkowych od przedsiębiorców zagranicznych.
Bartery i kompensaty
Przyjmuje się, że ograniczenia nie dotyczą kompensat i wymian barterowych, bo nie mają one charakteru płatności.
Inne formy zapłaty
Na podstawie interpretacji organów podatkowych obecnie można uznać następującą praktykę.
Zapłaty kartą kredytową, PayU, PayPal
Uznaje się, że spełniony jest wymóg dokonania płatności za pośrednictwem rachunku płatniczego.
Zapłata czekiem, zapłaty za pobraniem, przekazy
Płatności czekiem i zapłaty za pobraniem, przekazy nie spełniają warunku zapłaty za pośrednictwem rachunku bankowego. Są traktowane jak płatności gotówkowe.
Transakcje z osobami fizycznymi
Limity dotyczą transakcji, gdzie obydwie strony są przedsiębiorcami. Jeśli transakcja odbywa się z osobą fizyczną nie będącą przedsiębiorcą nie będą one miały zastosowania.
Czy przyjęcie gotówki powyżej 15 tys. zł rodzi konsekwencje po stronie sprzedawcy
Nie. Ograniczenia w zaliczeniu do kosztów dotyczą nabywców. Trzeba jednak pamiętać o ograniczeniach wynikających z ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy, wg których transakcje gotówkowe powyżej 15 tys. euro muszą być raportowane.
Zapraszamy do skorzystania z usług Accteka!