Zatwierdzenie sprawozdania finansowego polega na podjęciu stosownej uchwały przez organ zatwierdzający. Zatwierdzenie sprawozdania finansowego jest aktem polegającym na jego przyjęciu bądź odrzuceniu. Po rozpatrzeniu organ zatwierdzający uznaje, czy sprawozdanie finansowe rzetelnie i jasno przedstawia obraz sytuacji majątkowej i finansowej podmiotu.
Istotność zatwierdzenia sprawozdania finansowego
Zatwierdzenie sprawozdania finansowego warunkuje przede wszystkim, czy można podzielić zysk lub zdecydować o sposobie pokrycia straty. W przypadku jednostki obowiązanej do poddania badaniu rocznego sprawozdania finansowego przez biegłego rewidenta, podział lub pokrycie wyniku finansowego może nastąpić pod warunkiem, że roczne sprawozdanie finansowe zostało przed zatwierdzeniem zbadane przez biegłego rewidenta, a opinia o tym sprawozdaniu powinna być bez zastrzeżeń lub z zastrzeżeniami. Podział lub pokrycie wyniku finansowego bez spełnienia tego warunku jest nieważny z mocy prawa.
Po zatwierdzeniu można ostatecznie zamknąć księgi rachunkowe w ciągu 15 dni od dnia zatwierdzenia sprawozdania finansowego za zakończony rok obrotowy i otworzyć księgi roku kolejnego. Jeśli już po zatwierdzeniu rocznego sprawozdania finansowego jednostka otrzymałaby informacje o zdarzeniach, które mają istotny wpływ na to sprawozdanie lub powodowałyby, że założenie kontynuowania działalności przez jednostkę nie byłoby uzasadnione, to skutki tych zdarzeń jednostka ujmie w księgach tego roku obrotowego, w którym informacje te otrzymała.
Złożenie sprawozdania finansowego do sądu rejestrowego (KRS) i właściwego urzędu skarbowego następuje dopiero po jego zatwierdzeniu.
Warto podkreślić, że zatwierdzenie sprawozdania finansowego nie należy do obowiązków osób zarządzających spółką, chyba że są oni jednocześnie członkami organu zatwierdzającego np. wspólnikami. Złożenie podpisów na sprawozdaniu finansowym przez zarząd spółki nie jest zatwierdzeniem sprawozdania.
Organ zatwierdzający
Według ustawy o rachunkowości przez organ zatwierdzający rozumie się organ, który zgodnie z obowiązującymi jednostkę przepisami prawa, statutem, umową lub na mocy prawa własności jest uprawniony do zatwierdzania sprawozdania finansowego jednostki. W przypadku spółki osobowej, z wyjątkiem spółki komandytowo-akcyjnej, oraz spółki cywilnej przez organ zatwierdzający rozumie się jej wspólników. W przypadku spółki z o.o., zgodnie z kodeksem spółek handlowych, jest to zgromadzenie wspólników, a w przypadku spółki akcyjnej – walne zgromadzenie akcjonariuszy.
Roczne sprawozdanie finansowe jednostki podlega zatwierdzeniu przez organ zatwierdzający, nie później niż 6 miesięcy od dnia bilansowego.